Para qué sirve una factura
Una factura es el documento que prueba una venta: quién vende, a quién, qué, cuándo y por cuánto, con su IVA. Es obligatorio emitirla en casi todas las ventas, también a particulares, y es la base de todo lo que declaramos: el IVA repercutido sale de nuestras facturas emitidas, y el IVA soportado y los gastos, de las facturas recibidas.
Qué debe llevar una factura completa
Las reglas están en el Reglamento de facturación. Una factura completa (la «normal») debe incluir:
- Número y, si se usa, serie. Por ejemplo, «2027-0001».
- Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la venta.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF (Número de Identificación Fiscal: el DNI de un autónomo o el CIF de una sociedad) y domicilio.
- Datos del receptor: los mismos datos del cliente. Si es un particular que no los da, hablamos de una factura simplificada (ver abajo).
- Descripción de lo vendido: «Acceso de 12 meses al curso Álgebra lineal».
- Base imponible: el precio sin IVA.
- Tipo de IVA (21 %) y cuota (el importe del IVA).
- Retención de IRPF, si procede (solo profesionales que facturan a empresas o autónomos).
- Total a pagar.
- Si la venta está exenta o el IVA lo declara el cliente, una mención que diga por qué (por ejemplo, «Inversión del sujeto pasivo» en ventas a empresas de otros países de la UE).
Revisar una factura
Vendemos a una empresa española una licencia de 10 accesos a un curso por 500 € sin IVA. La factura dice: «Factura n.º 7. Neo Academia SL, B12345678. Cliente: Ingeniería Ejemplo SL. Curso, 605 €». ¿Qué falta?
Datos que faltan
Falta la fecha, el domicilio del emisor y del cliente, y el NIF del cliente. La descripción es demasiado vaga: debería decir qué curso y cuántos accesos.
El desglose
Falta separar base (500 €), tipo (21 %), cuota (105 €) y total (605 €). Sin el desglose, el cliente no puede deducir el IVA.
Solución
La factura no es válida tal como está. Un programa de facturación evita estos olvidos, porque no deja emitir sin los campos obligatorios.
La numeración
Las facturas deben ir numeradas de forma correlativa: una detrás de otra, sin saltos ni huecos, y en orden de fecha. No se puede borrar la factura 15 y dejar un hueco.
Se pueden usar series distintas cuando hay motivo, por ejemplo una para las ventas normales («A») y otra para las rectificativas («R»). Lo más práctico es que la serie empiece cada año: «2027-A-0001», «2027-A-0002»… En cada serie, la numeración sigue sin saltos.
La factura simplificada
La factura simplificada es lo que antes se llamaba «ticket». Se puede emitir en ventas de hasta 400 € IVA incluido (en algunos sectores el límite es mayor) y lleva menos datos: no hace falta el nombre ni el NIF del cliente, y basta con poner el tipo de IVA y el total con la indicación «IVA incluido».
Para una academia que vende cursos a particulares, la simplificada suele bastar. Pero si el cliente es una empresa o un autónomo y quiere deducirse el IVA, necesita una factura completa con sus datos: conviene que la web permita pedirla (por ejemplo, un campo «Necesito factura a nombre de empresa» con NIF y dirección).
La factura rectificativa
Una factura emitida no se modifica ni se borra. Si hay un error (un precio mal puesto, un NIF equivocado) o una devolución (un alumno pide que le devolvamos el dinero), se emite una factura rectificativa:
- En su propia serie (por ejemplo, «2027-R-0001»).
- Con la mención «Factura rectificativa» y el número y fecha de la factura que corrige.
- Con el motivo y el importe de la corrección, que puede ser negativo (una devolución de 29 € lleva base de −23,97 € y cuota de −5,03 €).
Cuánto tiempo guardarlas
Hay que conservar las facturas emitidas y recibidas:
- 4 años, como mínimo, por motivos fiscales (es el plazo que tiene Hacienda para revisar).
- 6 años a efectos mercantiles, según el Código de Comercio.
En la práctica: guardadlas al menos 6 años, en formato digital, ordenadas y con copia de seguridad. Si recibís una factura en papel, se puede digitalizar con un programa homologado, pero lo más sencillo es pedir a los proveedores que las envíen en PDF.
Verifactu: el registro antifraude
Verifactu es el nombre del nuevo sistema de Hacienda para que los programas de facturación no permitan manipular las facturas. Cada vez que el programa emite una factura, genera un registro encadenado al anterior (si se borra o cambia una factura, se nota) y la factura lleva un código QR con el que el cliente puede comprobarla en Hacienda. Si el programa trabaja en modalidad «Verifactu», además envía los registros a Hacienda al momento.
Para nosotros la consecuencia es simple: facturar con un programa adaptado a Verifactu desde el principio (en el tema de aplicaciones satélite vemos cómo elegirlo) y olvidarse de las facturas hechas a mano en una hoja de cálculo o un procesador de textos, que dejarán de ser válidas cuando la obligación entre en vigor.
La factura electrónica obligatoria entre empresas
Otra novedad distinta: la Ley Crea y Crece obliga a que las facturas entre empresas y autónomos sean electrónicas en un formato estructurado (un archivo que leen los programas, no un simple PDF), y a informar de cuándo se pagan. El desarrollo reglamentario (Real Decreto 238/2026) lo aplica por fases: primero las grandes empresas (desde octubre de 2027, según el calendario actual) y más tarde pymes y autónomos (en torno a 2028).
Afecta a lo que vendamos a empresas (por ejemplo, licencias para una plantilla), no a las ventas a particulares. Otra razón para elegir un programa de facturación que ya lo contemple.