Facturación y contabilidad: dos cosas distintas
- La facturación es emitir las facturas a los clientes y recibir las de los proveedores, con todos los requisitos legales.
- La contabilidad es registrar todo lo que entra y sale (facturas, cobros, pagos, préstamos, amortizaciones…) para saber cómo va la empresa y preparar los impuestos.
Un autónomo en estimación directa simplificada solo necesita unos libros registro sencillos (de ingresos, de gastos y de bienes de inversión), que casi cualquier programa de facturación genera solo. Una sociedad limitada debe llevar una contabilidad completa según el Plan General Contable, con libro diario, balance y cuentas anuales. Como la llevaremos nosotros, el programa que elijamos debe hacer también esa contabilidad completa, no solo facturas.
Qué buscar en un programa de facturación
Hay muchos programas españoles en la nube, de distintos tamaños: algunos pensados para autónomos y pymes con cuota mensual, y otros más completos, pensados para despachos profesionales. No recomendamos uno en concreto: comparad dos o tres con esta lista.
- Adaptado a Verifactu: imprescindible (ver abajo).
- Factura electrónica: que pueda emitir y recibir facturas en formato estructurado, por la obligación entre empresas que llegará en los próximos años.
- Conexión con la pasarela de pago: que cree la factura automáticamente con cada cobro de Stripe, PayPal o la que usemos, con su numeración y su IVA.
- IVA de otros países de la UE: que sepa aplicar el IVA del país del cliente y ayude con el modelo 369, si vamos a vender fuera.
- Conexión con el banco: que lea los movimientos y los empareje con las facturas.
- Modelos de impuestos: que prepare borradores del 303, 130, 390, 347…
- Contabilidad y exportación: que lleve la contabilidad completa si somos SL y que permita exportar todo (facturas, libros, asientos) por si un día cambiamos de programa o nos lo pide Hacienda.
- Varios usuarios: que cada socio tenga su acceso.
- Precio: cuota mensual, límite de facturas al mes y qué pasa si lo superamos.
Verifactu: que el programa esté adaptado
Como vimos en el tema de fiscalidad, Verifactu obliga a que los programas de facturación cumplan unos requisitos antifraude: registros encadenados que no se pueden borrar, un código QR en cada factura y, en la modalidad Verifactu, envío de los registros a Hacienda.
Recordad las fechas: por ley, el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos; en octubre de 2026 Hacienda anunció un retraso hasta 2028, pendiente de publicarse en el BOE. Aunque se retrase, conviene empezar ya con un programa adaptado para no tener que cambiar después.
Conectar con el banco
Casi todos los programas permiten conectar la cuenta bancaria de la empresa. Gracias a la directiva europea de pagos PSD2, el banco debe permitir que otras aplicaciones autorizadas por nosotros lean los movimientos (sin poder mover dinero). Así:
- Cada cobro de la pasarela o transferencia de un cliente se empareja con su factura.
- Cada pago (la cuota del alojamiento, el dominio) se empareja con la factura del proveedor, y si falta la factura, el programa avisa.
- La autorización caduca cada cierto tiempo (unos meses) y hay que renovarla desde el programa.
Las facturas que recibimos
No hay que olvidar los gastos: cada factura de proveedor (Vercel, la pasarela, el dominio, el programa de vídeo) baja los impuestos. Muchas herramientas extranjeras envían su factura por correo o la dejan en su panel. Un buen hábito:
- Usar una dirección de correo solo para facturas (por ejemplo, facturas@ con nuestro dominio) y darla de alta en todos los proveedores.
- Que el programa de facturación lea esa dirección, si lo permite, o subir las facturas una vez al mes.
- Comprobar que las facturas van a nombre de la empresa con su NIF o NIF-IVA, no a nombre personal.
Llevar la contabilidad nosotros
No vamos a contratar una gestoría: la contabilidad la llevamos nosotros con el programa de facturación y una carpeta ordenada de la empresa. Para que no se convierta en un caos:
- Una carpeta por año y, dentro, una por trimestre, con tres subcarpetas: «Ingresos», «Gastos» y «Modelos presentados». Nombrad cada archivo siempre igual, por ejemplo con la fecha, el proveedor y el importe.
- Una fecha fija: por ejemplo, todo subido y emparejado con el banco antes del día 5 de cada mes.
- Revisar los borradores de los modelos que prepare el programa antes de presentarlos en la sede de Hacienda.
- Guardar los justificantes de cada modelo presentado en la carpeta del trimestre.
- Apuntar las dudas y resolverlas a tiempo en los servicios oficiales gratuitos (lo explicamos en Hacerlo sin gestoría).
Qué nos conviene a nosotros
Elegir un programa español en la nube, adaptado a Verifactu, que se conecte con nuestra pasarela de pago y con el banco y que, si somos SL, lleve también la contabilidad completa. Probarlo durante el periodo gratuito con unas cuantas facturas de prueba antes de la primera venta real.